Pengertian

Project management adalah suatu proses ataupun cara sebuah bisnis dalam melakukan berbagai kegiatan proyek dan acaranya.

Dalam suatu project management, terdapat beberapa proses yang harus dilakukan, mulai dari inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pengawasan hingga penutupan.

Aspek yang Wajib Diperhatikan

Di dalam project management, ada beberapa aspek yang wajib diperhatikan supaya proyek bisa berjalan seperti yang sudah direncanakan. setidaknya ada 10 aspek yang harus diperhatikan di dalam project management, yaitu:

• Integrasi
• Ruang lingkup proyek
• Waktu
• Biaya
• Kualitas
• Procurement
• Sumber daya manusia
• Komunikasi
• Manajemen risiko
• Manajemen Stakeholder

Tahapan dalam Project Management

tahapan yang harus dilakukan dalam project management adalah sebagai berikut.

1. Permulaan (Initiating)

Proses pertama yang harus dilakukan dalam project management adalah inisiasi proyek. Pada proses ini, terdapat banyak variabel yang harus ditentukan, yaitu tujuan proyek, ruang lingkup proyek, memilih manajer proyek, risiko yang mungkin akan muncul, anggaran yang diperlukan, serta perkiraan timeline yang lebih besar.

Dari ke enam variabel di atas, yang paling penting adalah tujuan proyek, hal yang ingin dicapai, serta ruang lingkup proyek. Kenapa? karena inti dari project management adalah memastikan seluruh proses yang dilakukan pada akhirnya nanti sesuai dengan tujuan awal.

2. Perencanaan (Planning)

Setelah menyebutkan berbagai jenis variabel yang penting di dalam suatu proyek, maka tahaman selanjutnya adalah perencanaan. Pada proses ini, manajer proyek harus mampu membuat suatu rancangan terkait keseluruhan proyek, mulai dari awal hingga akhir secara detail.

Beberapa contohnya seperti berapa SDM yang diperlukan, berapa sumber daya eksternal yang diperlukan, timeline yang detail, serta rencana pelaksanaannya

Nah, ketika melakukan perencanaan suatu proyek, pihak stakeholder pun akan masuk dalam pertimbangan. Kenapa? karena mereka harus dilibatkan agar bisa mengetahui hal penting lainnya, seperti risiko dan juga progres ketika proyek sedang berlangsung.

3. Pelaksanaan (Executing)

Saat detail terkait perencanaan sudah dibuat dan juga disetujui oleh pihak project manager serta pihak stakeholder, maka proyek baru bisa dilakukan.

Dalam proses pelaksanaannya, project manager akan bertugas dalam memastikan seluruh hal sudah berjalan sesuai dengan timeline serta anggaran yang sudah ditentukan sebelumnya.

Mulai dari memilih SDM yang mumpuni dalam mengerjakan proyek, memilih team leader, melakukan perjanjian kontrak dengan pihak vendor, supplier, dan berbagai pihak luar lainnya.

Project manager juga harus memastikan pekerjaan di lapangan bisa berjalan lancar dengan cara memilih tim yang sesuai dan mampu menjaga komunikasi yang baik dengan setiap anggota tim dan pihak stakeholder.

Dengan banyaknya tanggung jawab tersebut, maka seorang project manager diharapkan mempunyai tingkat kapasitas yang cukup, seperti disiplin, profesional, berkomunikasi dan memimpin proyek dengan baik.

4. Pengawasan (Control and Monitoring)

Ketika menjalankan suatu proyek, maka seorang project manager harus mampu menilai setiap progres yang ada sesuai dengan perencanaannya. Selain itu, dia juga harus melakukan pengawasan agar mengetahui bila nantinya ada kesalahan atau kegiatan yang tidak sesuai dengan rencana.

Apabila diperlukan perubahan atau pembenahan, baik itu dari sisi kinerja ataupun pelaksanaan sistem, umumnya semua hal tersebut akan ditemukan dengan mudah pada tahapan ini.

Pada intinya, diperlukan pengawasan yang ketat agar seluruh hal bisa dilaksanakan sesuai dengan rencana.

5. Penutupan (Closing)

Saat seluruh proses sudah selesai dilaksanakan dan disetujui oleh pihak stakeholder, maka proyek pun bisa dinyatakan selesai. Saat melakukan proses penutupan, maka pihak project manager akan menyelesaikan kontrak dengan berbagai pihak eksternal yang sebelumnya sudah dilibatkan, membuat pengarsipan pada berbagai dokumen yang penting, serta membuat laporan proyek.

Walaupun begitu, project management ini belum bisa dikatakan selesai. Karena, masih ada proses selanjutnya, seperti proses pemeliharaan dan penyelesaian pada berbagai masalah yang bisa muncul. Proses lanjutan ini tetap masuk dalam ruang lingkup pekerjaan project management.